El Grupo de Trámites Societarios tiene a su cargo el estudio de las solicitudes de autorización de las reformas estatutarias consistentes en fusiones, escisiones y disminuciones de capital con efectivo reembolso de aportes, la autorización de los cálculos actuariales junto con la normalización del pasivo pensional,  las solicitudes de autorización de otros trámites que la ley asigna a la Superintendencia  de Sociedades, así como las investigaciones administrativas sobre violación del derecho de inspección.

El objetivo del Grupo respecto de las reformas estatutarias antes mencionadas es desempeñar un  papel preventivo, evitando la desmejora de la prenda general de los acreedores y la descapitalización de las empresas, en perjuicio del orden público económico, así como evitar prácticas lesivas de derechos de socios minoritarios y acreedores. Para el efecto se realiza un análisis minucioso financiero, contable y jurídico de cada trámite, con el propósito de conocer si la empresa está en condiciones o no de llevar a cabo la operación.

En relación con los cálculos actuariales, el Grupo examina que los entes económicos que por normas legales o contractuales, en su condición de patronos, estén obligados a reconocer  y pagar pensiones de jubilación, incluyan la totalidad de las personas  actuales y eventuales, bonos y/o títulos pensionales en la elaboración del respectivo cálculo actuarial, con el propósito de establecer el valor presente de sus obligaciones futuras.

• Coordinar las funciones de supervisión del Registro de Garantías Mobiliarias, de conformidad con la normatividad vigente y las indicaciones que reciba para este propósito.
• Estudiar las solicitudes de reservas o cálculos actuariales y estudiar el mecanismo de normalización del pasivo pensional, para aquellas sociedades que no adelanten un proceso concursal o de insolvencia. 
• Atender las quejas que se susciten en relación con el derecho de inspección, y en caso de considerar que hay lugar al suministro de información, impartir la orden respectiva y dar traslado al Grupo de Investigación Administrativas. 
• Estudiar los casos en que se deba ordenar la modificación de las cláusulas estatutarias cuando no se ajuste a la ley. 
• Estudiar los casos en los que sea necesario subsanar irregularidades en la suscripción o enajenación de acciones que se adelanten sin el lleno de los requisitos legales o estatutarios y proyectar los actos administrativos que sean necesarios para ello. 
• Estudiar las solicitudes de disminución de capital cuando implique efectivo reembolso de aportes.
• Estudiar los casos en que se debe autorizar la emisión de bonos de acuerdo con lo establecido en la ley. 
• Estudiar las solicitudes de autorización de las reformas estatutarias consistentes en fusión y escisión.
• Determinar de oficio o a petición de parte la improcedencia del derecho de retiro, cuando con ocasión de una fusión o escisión se establezca que el reembolso afecta sustancialmente la prenda de los acreedores.
• Estudiar las solicitudes de aprobación del Inventario del Patrimonio Social en los casos establecidos por la Ley.
• Expedir las certificaciones sobre el valor del cálculo actuarial de las sociedades que así lo soliciten para los efectos tributarios a que haya lugar.
• Registrar como vigilada en el sistema de información de la Superintendencia de Sociedades – SIGS – a las sociedades que estén incursas en las causales previstas en los numerales 1 y 2 del artículo 2.2.2.1.1.1. y el numeral 2 del artículo 2.2.2.1.1.4 del Decreto 1074 de 2015.
• Informar periódicamente al Director sobre la lista de sociedades que hayan sido marcadas como vigiladas de conformidad con el numeral anterior.
• Estudiar las solicitudes de designación de liquidadores en los casos previstos en la normatividad vigente para las liquidaciones voluntarias.
• Estudiar las solicitudes de colocación de acciones ordinarias o privilegiadas y con dividendo preferencial y sin derecho a voto.

Para el adecuado ejercicio de sus funciones, el grupo de Trámites Societarios se apoya en las siguientes normas:

Para Reformas Estatutarias

Para Cálculos Actuariales

Para Normalización Pensional

 A continuación listamos los trámites que se pueden realizar ante el Grupo de Trámites Societarios:

• Aprobación de los estudios actuariales por pensiones de jubilación, bonos y/o títulos pensionales.
  • Guía para Diligenciar Informe 05- Cálculo Actuarial.
  • Circular 320-000001 de 2015.
• Guía sobre conflicto de intereses
• Aprobación del avalúo de aportes en especie.

• Aprobación del estado financiero de inventario del patrimonio social.

• Autorización de solemnización de la reforma estatutaria consiste en una escisión.

• Autorización de solemnización de la reforma estatutaria consiste en una fusión.

• Autorización, disminución de capital con efectivo reembolso de aportes.

• Autorización para colocación de acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto y colocación de acciones privilegiadas.

• Autorización para la emisión privada de bonos.

• Autorización para la normalización del pasivo pensional.

• Convocatoria para asamblea de accionistas o junta de socios.

• Reforma de cláusulas estatutarias ilegales. 

Realizar la supervisión del Registro de Garantías Mobiliarias en los términos señalados en la Ley 1676 de 2013 y en el Decreto 400 de 2014 o las normas que los modifiquen, adicionen o reglamenten.