CW_Protocolo_Sorteo_Auxiliares

Protocolo para la participación en el ejercicio de sorteo de la Superintendencia de Sociedades 

La Superintendencia de Sociedades establece el presente protocolo con el propósito de garantizar que el ejercicio de sorteo se desarrolle de manera transparente, ordenada, segura y verificable, asegurando la igualdad de condiciones de los participantes y la adecuada atención de cualquier eventualidad tecnológica. 

Para tal fin, se seguirán los siguientes lineamientos: 

A. CONVOCATORIA AL SORTEO 

  1. La dependencia responsable informará previamente la fecha, hora, modalidad y condiciones para participar en el ejercicio. 

  1. Se comunicarán los requisitos de participación, el mecanismo de selección y las reglas aplicables al sorteo. 

  1. Antes de iniciar el ejercicio se establecerá y verificará el listado definitivo de participantes habilitados. 

  1. Las condiciones del sorteo no podrán modificarse una vez iniciado el procedimiento. 

B. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS 

  1. Aplicativo: El sorteo se realizará mediante el Aplicativo Sorteo dispuesto por la Superintendencia de Sociedades. 

  1. Conectividad: Se verificará previamente la disponibilidad de los servicios tecnológicos necesarios para su funcionamiento. 

  1. Validación: El equipo técnico comprobará el acceso al aplicativo, su disponibilidad y la configuración correspondiente. 

  1. Soporte técnico: La Dirección de Tecnología de la Información y las Comunicaciones brindará acompañamiento durante la ejecución y atenderá los incidentes que puedan presentarse. 

C. ACCESO Y PARTICIPACIÓN 

  1. Los participantes deberán atender las instrucciones comunicadas por la dependencia responsable. 

  1. La entidad verificará que las personas incluidas en el sorteo cumplan las condiciones previamente establecidas. 

  1. Antes de iniciar se confirmará el listado definitivo de participantes y los parámetros configurados. 

  1. Los asistentes podrán conocer las condiciones del ejercicio y el resultado a través de los mecanismos de comunicación definidos por la entidad. 

D. DESARROLLO DEL SORTEO 

  1. El funcionario responsable dará apertura al ejercicio e informará las reglas y condiciones previamente establecidas. 

  1. Se presentará el mecanismo de selección y se verificará la información registrada en el aplicativo. 

  1. Una vez realizadas las verificaciones, el funcionario autorizado dará inicio al sorteo. 

  1. El resultado generado será validado por el responsable funcional y quedará registrado en las evidencias correspondientes. 

  1. No se permitirá modificar los parámetros, participantes o resultados después de ejecutado el sorteo. 

  1. Finalizado el ejercicio, se comunicará el resultado a través de los canales institucionales establecidos. 

E. CONTINGENCIAS DURANTE EL SORTEO 

En caso de presentarse una falla tecnológica, se aplicará el Plan de Contingencia del Aplicativo Sorteo, atendiendo las siguientes disposiciones: 

  1. Suspensión: Ante una falla que comprometa el desarrollo o la integridad del ejercicio, se suspenderá temporalmente el procedimiento. 

  1. Verificación: El equipo técnico identificará la causa del incidente y verificará el estado de la información y del resultado. 

  1. Conservación de evidencias: Se protegerán los registros, parámetros, listado de participantes y demás soportes generados. 

  1. Resultado confirmado: Si el sorteo finalizó correctamente y el resultado puede verificarse, este se conservará sin modificaciones. 

  1. Resultado no verificable: Si no es posible determinar con certeza el resultado, el ejercicio permanecerá suspendido hasta que la autoridad competente adopte una decisión. 

  1. Reanudación o reprogramación: Cualquier decisión se adoptará conforme a las condiciones y al procedimiento de contingencia publicados antes del sorteo. 

  1. Comunicación: Se informará oportunamente a los participantes sobre la situación presentada y las decisiones adoptadas. 

En ningún caso una falla tecnológica permitirá modificar un resultado válido ni repetir automáticamente el sorteo. 

F. PUBLICACIÓN Y CIERRE DEL EJERCICIO 

  1. La dependencia responsable verificará que el resultado corresponda con la información generada por el aplicativo. 

  1. Se documentarán las actuaciones realizadas y las situaciones relevantes que se hayan presentado. 

  1. El resultado se comunicará por los canales oficiales establecidos. 

  1. Se conservarán las evidencias necesarias para garantizar la transparencia y trazabilidad del procedimiento. 

  1. El funcionario responsable formalizará el cierre del ejercicio. 

G. SOPORTE Y ATENCIÓN DE INCONVENIENTES 

En caso de presentarse dificultades durante el desarrollo del sorteo, los participantes deberán informar al funcionario responsable por los canales establecidos para el ejercicio. 

La Superintendencia de Sociedades, a través de su equipo técnico y funcional, evaluará la situación y determinará las medidas necesarias para garantizar la continuidad, seguridad y transparencia del procedimiento. 

Nota: Este documento es una propuesta de protocolo para participantes, elaborada a partir de la estructura del protocolo de actuaciones virtuales suministrado y del Plan de Contingencia del Aplicativo Sorteo. Antes de publicarlo, la entidad deberá completar los datos específicos de convocatoria, los canales de soporte y los mecanismos de participación, y obtener su aprobación institucional.