Oficio 115-023017 del 16 de abril de 2010

Corrección de errores en registros contables de ejercicios anteriores.

La Superintendencia detecta que una sociedad hizo mal un registro contable (distribución de dividendos no procedentes) en el año 2007 y entonces ordena reversar ese registro, enviar el comprobante de reversión y adicionalmente solicita volver a enviar estados financieros por ese año, en consecuencia: ¿Cómo se hace para reversarlo contablemente si los años 2007, 2008 y 2009 ya están cerrados?

Sea lo primero aclarar que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995 y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.

Iniciamos anotando que conforme lo dispone el artículo 151 del Código de Comercio, solamente se podrán distribuir utilidades, si éstas se hallan justificadas por balances reales y fidedignos. Para ello, todo comerciante tiene la obligación de llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales en cumplimiento de lo previsto en el numeral 3º del artículo 19 del citado código. Dichas prescripciones se encuentran contenidas fundamentalmente en el Decreto 2649 de 1993, entre otras normas legales.

Cabe anotar que el balance general hace parte de los estados financieros de propósito general definidos en el artículo 21 del decreto 2649 citado, en donde se expresa que se debe preparar al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Agrega que se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.

La Ley 222 de 1995 en sus artículos 34 a 48, consagra algunas obligaciones de los administradores que deben seguir en la preparación y presentación de los estados financieros con destino a usuarios internos y externos. Así mismo, el artículo 58 del Decreto 2649 de 1993 señala: “Ajustes: Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos y corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente”.

Lo anterior nos permite concluir que es a través de los estados financieros acompañados de las notas respectivas, que la sociedad da a conocer la situación financiera y el resultado de sus operaciones a los diferentes usuarios de la información, se presumen auténticos en los términos del artículo 39 de la Ley 222  y son la fuente para la toma de decisiones.

No obstante lo anterior y aunque es calificada como una situación irregular, la información contable puede presentar errores en cálculos aritméticos, por la equivocada aplicación de normas de contabilidad o por falta de información, entre otros motivos. El problema surge si dicho error se detecta con posterioridad a cierre contable del respectivo ejercicio.

Al identificar el error, se debe determinar su materialidad y evaluar las decisiones adoptadas con base en dichos estados financieros. Al respecto, el artículo 16 del Decreto 2649 de 1993 dispone: “Importancia relativa o materialidad. El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa.

“Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información.

“Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda”.

En cuanto a la contabilización de la corrección de los errores, cabe anotar que el artículo 106 del Decreto 2649 de 1993, dispone: “Reconocimiento de errores de ejercicios anteriores. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren”.

En este caso, al tomar decisiones los usuarios de la información con base en estados financieros con errores, como es el registro de utilidades inexistentes y su correspondiente distribución, podemos observar que a pesar de ser un hecho cumplido el efecto puede ser revertido, afectando el estado de resultados del ejercicio en curso . Sobre este particular se deben realizar las revelaciones en las notas aclaratorias.

Adicionalmente, las normas legales también permiten otro procedimiento, al asignar a los organismos que ejercen inspección, vigilancia y control la facultad de ordenar la rectificación de los estados financieros (Art. 40 Ley 222 de 1995). Un aparte de la norma establece: “Tratándose de estados financieros de fin de ejercicio, las rectificaciones afectarán el período objeto de revisión, siempre que se notifique dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se hayan presentado en forma completa ante la respectiva autoridad. Pasado dicho lapso las rectificaciones se reconocerán en el ejercicio en curso”. No sobra aclarar que la utilización de esta facultad depende de la materialidad y antigüedad del error.

Podemos anotar que independientemente de la facultad mencionada en el párrafo anterior, si ha juicio de la sociedad, por considerar el error de tal magnitud que origina estados financieros desfasados de la realidad, puede a motu propio optar por corregir la contabilidad y emitir nuevos estados financieros, para lo cual debe contar necesariamente con la aprobación del máximo órgano social, especialmente si se trata de estados financieros previamente aprobados por dicho órgano.

Es oportuno indicar que la rectificación de estados financieros de periodos anteriores implica la anulación de los folios que contienen el error en los términos previstos en el artículo 132 del Decreto 2649 de 1993, reabrir los libros del respectivo año, efectuar las correcciones, realizar un nuevo cierre, volver a emitir estados financieros, someterlos a consideración de la asamblea de accionistas o junta de socios y además, requiere la difusión a todas las  personas naturales o jurídicas, privadas o públicas y demás entes que hayan recibido la información.

Finalmente, en cuanto a decisiones adoptadas con base en información financiera errónea, se debe tener en cuenta que la solución debe estar ajustada a derecho por lo tanto, las normas legales (fiscales, civiles, comerciales, etc.) establecen los  términos y condiciones según el caso de que se trate.

Con base en lo expuesto anteriormente procedemos a dar respuesta a su interrogante, manifestándole que por tratarse de registros ocurridos en el año 2007 y estando cerrada la contabilidad de los años 2007, 2008 y 2009, procede elaborar el comprobante de corrección o ajuste en el ejercicio en curso, en los términos previstos en el artículo 106 de Decreto 2649 citado, sin modificar los estados financieros ya emitidos.

Lo anterior sin perjuicio de que la sociedad opte por la rectificación, caso en el cual deberá afectar la contabilidad del respectivo ejercicio, elaborar, aprobar nuevos estados financieros y sustituir los remitidos inicialmente.